En la era tecnológica en que vivimos cada día son menos los papeles y documentos que almacenamos, incluidas las facturas. Y es que, son muchos los que escanean todo tipo de documentos para tenerlos en formato electrónico y así poder disponer de ellos en cualquier momento o compartirlos fácilmente. Las facturas electrónicas están cada vez más a la orden del día, por lo que, vamos a mostrar a continuación cómo hacer una factura electrónica válida en toda Europa.

Si eres autónomo o tienes una empresa, entonces puede que todavía uses las facturas en papel, pero si facturas a alguna Administración Pública, es importante saber que, desde hoy, las empresas europeas que facturen a las Administraciones Públicas deberán utilizar el nuevo estándar europeo de factura electrónica, UBL (EN 16931).

Con esta medida, la Unión Europea quiere impulsar un formato único de factura electrónica que simplifique y agilice la relación comercial entre las empresas europeas y extracomunitarias y de esta manera, poner fin a la multiplicidad de formatos que se utilizan actualmente. Por suerte, las empresas españolas están acostumbradas a enviar facturas electrónicas a las Administraciones Públicas españolas desde 2015 en el formato Facturae, algo que no cambia dentro de nuestro país, el problema llega cuando es necesrio emitir facturas electrónicas a Administraciones Públicas del resto de Europa.

Recordemos que una factura electrónica es una factura como tal, es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel pero lo único es que se expide y recibe en formato electrónico. Esto implica que la expedición de una factura electrónica esté condicionada al consentimiento de su destinatario, de ahí que estén reguladas y deban cumplir con unos estándares.

Las facturas electrónicas puede tener un formato no estructurado, que son las destinadas a los usuarios particulares, autónomos y pequeñas empresas. Estas suelen ser un fichero PDF o imagen JPG, lo cual no permite contabilizarlas por los sistemas informáticos, de ahí que haya que contabilizarlas de forma manual.

Sin embargo, cuando hablamos de facturas electrónicas en formato estructurado, nos referimos a aquellas que son generadas por un determinado programa de facturación y están destinadas a ser tramitadas también por un sistema informático por parte del receptor. En este sentido, el formato en XML utlizado por la Administración Pública y Facturae son los más extendidos entre las empresas.

Cómo generar una factura electrónica válida en toda Europa

Teniendo en cuenta que el formato Facturae es el más extendido, vamos a describir un ejemplo del formato de factura que deberíamos  crear para cumplir con el estándar para poder enviar a las Administraciones Públicas europeas teniendo en cuenta la versión 3.0 de Facturae.

En primero lugar debemos saber que la factura en este formato debe estar compuesta por hasta seis bloques de información, Cabecera, Emisor, Receptor, Factura, Extensiones y Firma electrónica, siendo únicamente los cuatro primeros obligatorios.

El bloque cabecera es un bloque obligatorio y único compuesto por la siguiente información: (los datos en rojo son obligatorios)

Otro bloque obligatorio en una factura electrónica es el del Emisor, donde vamos a incluir nuestros datos de identificación fiscal, razón social, datos del domicilio, etc.

El siguiente bloque, también obligatorio, es el del Receptor. Que será donde indiquemos los datos de la empresa, persona o Administración Pública a quien va dirigida la factura. Nuevamente aquí se tienen que indicar los datos fisales del receptor de la misma.

El bloque Factura es también un bloque único y obligatorio que a su vez recoge otras agrupaciones de datos: Cabecera de factura, datos de factura, impuestos repercutidos, totales de factura y líneas de detalle de manera obligatoria, pudiendo incluir también impuestos retenidos, datos de pago, literales legales y datos adicionales.

La Cabecera de factura contendrá los datos único por factura, es decir, número de factura, tipo de documento y clase de factura, pudiendose añadir también el número de serie o la indicación de que sea una factura rectificativa.

En los Datos de factura se deben incluir obligatoriamente la fecha de expedición de la factura, la moneda, moneda impuesto y lengua, mientras que de forma opcional también se puede incluir en este bloque la fecha de operación, lugar de expedición, periódo de facturación y tipo de cambio.

En el bloque Impuestos repercutidos se incluirán la agrupación de datos por cada clase de impuesto y porcentaje contemplado en la factura tal y como se muestra en la siguiente imagen:

El siguiente bloque obligatorio es el de Totales de factura, el cual agrupa datos como el importe total bruto, total importe, total impuestos repercutidos, total impuestos retenidos, total factura, total a pagar y total a ejecutar de caracter obligatorio.

El último bloque obligatorio de la factura electrónica en formato Facturae es las líneas de detalle de la factura, que no es otra cosa que la agrupación de datos por cada concepto facturado.

De manera opcional se podrían incluir también los bloques de Extensiones y Firma electrónica en la factura electrónica.