Con el paso del tiempo hemos visto cómo muchos de los trámites o documentos que eran necesarios tratar de forma física, ahora se han automatizado y se pueden realizar de manera electrónica o a través de Internet. En este sentido, en la era tecnológica en la que vivimos, cada vez más empresas y autónomos hacen uso de las facturas electrónicas, de esta manera, no tienen que andar enviando o archivando cajas y cajas de facturas en papel. Pero, ¿qué es en realidad una factura electrónica?.

Qué es una factura electrónica

Básicamente, una factura electrónica es una factura como tal, es decir, tiene los mismos efectos legales que la factura en papel, pero se emite y envía en formato electrónico. Esto implica que la expedición de una factura en formato electrónico esté condicionada a que tanto el emisor como el receptor admitan este formato, ya que está reguladas y deben cumplir unos estándares.

Concretamente, las facturas en general, y en particular las facturas electrónicas, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, donde se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y donde se establecen las normas que deben cumplir tanto las facturas en papel como las facturas electrónicas.

Ahí es donde se regulan ciertos aspectos como la obligación de expedir factura, tipos de facturas, contenido de la fctura, expedición por terceros, plazos, especificaciones de la factura electrónica, requisitos, regímenes especiales, conservación, facturas rectificativas, duplicados, recapitulativas, etc.

Tipos de factura electrónica

Podemos distinguir dos tipos de factura electrónica, la factura con formato estructurado y con formato no estructurado. Las facturas electrónicas con formato no estructurado son aquellas que guardamos en formato digital, es decir, facturas escaneadas o guardadas como imágenes o en formato PDF.

El procesamiento de estas facturas requiere que se haga de forma manual, es decir, que se tengan que meter a mano en los sistemas  informáticos, siendo esto un proceso mucho más costoso, ya que no suele estar automatizado. Sin embargo, ocurre todo lo contrario con las facturas en formato estructurado, ya que éstas pueden ser generadas automáticamente por los sistemas de facturación del emisor y se recibidas y tramitadas de igual forma por el receptor.

Por lo tanto, las facturas electrónicas con formato estructurado se pueden generar automáticamente y que el receptor las reciba y tramita de igual manera sin tener que andar haciendolo de forma manual. Algunos de los formatos más utilizados para las facturas electrónicas en formato estructurado son XML, UBL, Facturae, EDIFACT, etc.

Por lo tanto, es importante diferenciar entre factura electrónica en formato no estructurado y factura electrónica con formato estructurado, y es que este último tipo ofrece una serie de ventajas con respecto a las facturas con formato no estructurado, reducen tiempo de tramitación y los errores humanos, facilta un acceso más rápido y sencillo frente a las facturas almacenadas y guardadas en formato papel, elimina costes de impresión y envíos, reduce el espacio de almacenamiento por completo.

Si eres autónomo o tienes una empresay facturas a alguna Administración Pública, seguro que ya sabes que desde el pasado mes de abril, las empresas europeas que facturen a las Administraciones Públicas deberán utilizar el nuevo estándar europeo de factura electrónica, UBL (EN 16931).

Con esta medida, la Unión Europea quiere impulsar un formato único de factura electrónica que simplifique y agilice la relación comercial entre las empresas europeas y extracomunitarias y de esta manera, poner fin a la multiplicidad de formatos que se utilizan actualmente. Desde el siguiente enlace puedes ver cómo hacer una factura electrónica con formato válido en toda Europa.